中小企業の採用代行、面接代行はどこまで任せるべきか？
結論、スカウトや日程調整だけでなく、役員面接の同席から内定を出す場面まで任せられます。ただし丸投げでは成功しません。採用企業と代行パートナーが両方コミットして初めて成功します。ここまで併走する代行パートナーは多くありませんが、中小企業の採用はそこまでやらないと勝てない、というのが当社の考えです。以下、どの業務を外に出し、どこを採用企業の皆様が握るのかを、実務の中身で分けていきます。
採用代行に任せて当然の業務は、どこまでですか？
スカウトの送信と初期対応です。ここは迷わず外に出していい領域です。
新卒採用の母集団形成には膨大な工数がかかります。私たちが支援したある企業では、目標人数を確保するために1万件を超えるスカウトを送りました。
やることは大きく2つです。1つは送信。限られたオファー枠を、毎日できるだけ早く送り切る。溜めた瞬間に母集団は機会損失を起こします。もう1つは対応。最低でも1日3回、10時、13時、16時に必ずログインし、返信チェックと日程調整をこぼさず回す。そして初回面談の接点は週に1日以上必ず確保する。この3つを毎日続ける体制が必要です。
自社でこれを本業と並行して抱えると、どこかが必ず止まります。そのためスカウトの送信と初期対応は、外に任せて当然の業務です。
役員面接や内定出しまで、外部に任せていいのですか？
任せていい、というより任せた方が決まります。私たちはそこまで併走します。ここまでやる代行は多くありませんが、私たちはこの部分こそ極めて重要なポイントだと考えます。
理由は2つあります。1つは役員面接です。学生を委縮させず、腹を割って踏み込んだ話をして引き出す。これが得意な経営者は、意外と多くありません。普段は社内で指示を出す側の人でも、初対面の学生の緊張を解きながら本音を聞き出すのは、普段とまったく別のコミュニケーションだからです。だから私たちが横に入り、経営者が踏み込みやすいように場を作ります。
もう1つは内定を出す場面です。誰が内定を出すかで、学生の受け取り方はまるで変わります。一番踏み込んで関わった人が出すのが、最も喜ばれ、重みが出ます。では一番踏み込んだのは誰か。役員面接に参加した人、つまり経営者か、その同席者です。
さらに、内定は対面で、学生のホームで1対1で出した方が承諾されます。相手が慣れた場所だと心理的な距離が縮まることは、心理学でも知られています。とはいえ経営者が、内定を出す学生1人ずつのために各地へ出向くのは現実的ではありません。ここに私たちの価値があります。役員面接に同席した私たちが、経営者に代わって、学生のホームまで出向いて内定を手渡す。一番踏み込んだ人が、一番効く場所で出す。この形を、私たちなら作れます。
採用代行に任せず、自社でやるべきことは何ですか？
学生に見せる現場の中身です。私たちがプログラムを企画提供するジョブ体験は、職場見学とは違います。学生に実際の業務レベルの仕事を見せ、任せ、既存の顧客や社員と一緒に取り組んでもらう。この現場の手触りと、社員同士のコミュニケーションから伝わる社風だけは、採用企業の人だけが持っています。だからここは担っていただく必要があります。
その現場でも、社員様が魅力を出しきれないことがあります。そこは私たちが社員の話を引き出す役として横に入ります。学生に伝わる言葉を、社員から引き出す。ここまでやって、中小企業の採用は成功に向かいます。
面接代行を頼むと、自社に合う学生を見極められなくなりますか？
なりません。最後に選ぶのは採用企業の皆様です。私たちは判断材料を揃える側に回ります。
私たちは共通の評価シートを使います。全ての選考ステップで、誰がどう評価し、学生がどの質問にどう答えたかを1枚に集約したものです。面接ごとにバラバラになりがちな評価が、ステップをまたいで追えます。傾聴姿勢や主体性などの4段階評価に加え、早口すぎる、目を合わせられないといったストレス耐性面まで同じ尺度で記録します。この1枚があるから、私たちが面接を代行や同席しても、評価と見立てがずれません。
ただし、測れる項目と測りにくい項目は分けます。4段階で数えられる部分は私たちが揃えます。社風に合うかという言語化しにくい最終判断は、採用企業の皆様に残します。私たちは、その判断が正しくできるだけの材料を1枚にまとめる役です。
大事なのはその発言がどんな背景から出たのかを、1枚のシートで採用企業と外部パートナーが一緒に答え合わせできる状態を作ることです。
採用代行を丸投げしても、採用は成功しますか？
失敗します。外注しておけば何とかなると考えている会社は、必ずつまずきます。採用代行は、片方に預けて終わるものではありません。依頼する側と請け負う側が両方100%コミットして、初めて成立します。
私たちは内定を出す場面まで併走します。それでも採用企業の皆様の協力なくして、学生が入社の決断をすることはありません。知名度で大手に劣る中小企業が学生に選ばれるには、一人ひとりへの個別資料の作り込みと、内定承諾までの伴走が必要です。あなたが弊社でどんなキャリアを歩めるかを個別設計した資料を出す。地元まで出向いて直接話す。この泥臭くも1人の人間として真剣に関わる姿勢と動きが承諾を左右します。
学生が最後に判断するのは、社員の人柄と、自分が必要とされている実感です。私たちが運用と面接を最後まで支え、社員の魅力を引き出す。採用企業は現場と人でそれに応える。両社がそこまでコミットして、中小企業の採用は成功します。
中小企業の採用は、初期対応を外に出し、見極めと現場を自社で握り、決意を固める深いフェーズを両社で併走する。この役割分担ができた会社が、成功する可能性を高めます。